Capítulo I: Disposiciones generales
Artículo 1.- Objeto
El presente Reglamento tiene por objeto regular el préstamo y uso que, de las
instalaciones del Colegio de Trabajadores Sociales, solicite cualquier persona
agremiada interesada en su utilización, a efecto de desarrollar en ellas
actividades educativas, culturales, sociales o privadas.
Las instalaciones del COLTRAS comprenden los siguientes espacios:
- Salón de Fundadoras y Fundadores
- Salón B planta baja
- Ambos salones del Edificio Administrativo
- Sala de comisiones
- Salón de Ex presidentes Anexo
- Salón B Anexo
- Ambos salones Anexo
Artículo 2.- Fines: Las instalaciones del COLTRAS tiene como fin primordial
servir de sede para actividades carácter académico, cultural y social organizadas
por el COLTRAS y/o personas agremiadas.
No obstante, podrá autorizarse el uso a personas particulares, instituciones del
Estado, asociaciones, fundaciones o grupos organizados, siempre que la
actividad no riña con las disposiciones establecidas en el presente reglamento.
Artículo 3.- Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en este
Reglamento serán aplicables para la Administración del COLTRAS, las personas
agremiadas, las personas arrendatarias, prestatarias y usuarias del inmueble.
Artículo 4.- Definiciones. Para efectos de este Reglamento se entenderá por:
a. Administración: Funcionario del Colegio que ocupa dicho cargo.
b. Arrendamiento: Uso y aprovechamiento temporal de un espacio del
COLTRAS, a cambio de un precio, exclusivamente en las horas y fechas
solicitadas y otorgadas por la Administración.
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Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica
c. COLTRAS: Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica.
d. Instalaciones: Cada uno de los espacios o aposentos del COLTRAS.
e. Junta Directiva: órgano colegiado, responsable de la ejecución de los
acuerdos tomados por la Asamblea General de la entidad gremial. Está
conformada por una persona presidente, una persona secretaria, una
persona fiscal, una persona tesorera y por tres personas vocales.
f. Personas arrendatarias o arrendatario: Persona que recibe en arriendo
las instalaciones del COLTRAS.
g. Personas prestatarias: Persona que recibe en préstamo las
instalaciones del COLTRAS.
h. Personas usuarias: Personas que asisten a las actividades realizadas en
el COLTRAS
Artículo 5.- Naturaleza del préstamo y/o alquiler. El permiso de uso y
préstamo que, sobre cualquiera de los espacios indicados en este Reglamento,
será por el tiempo y actividades expresamente solicitadas, pudiendo ser
revocado por la Administración en cualquier momento por razones de
oportunidad, conveniencia o por incumplimiento de las condiciones del préstamo
sin que ello le genere responsabilidad a la Institución. En todo caso, la
revocación del préstamo o alquiler deberá ser precedida de un plazo razonable.
Artículo 6.-Solicitud. Todo interesado en utilizar las instalaciones definidas en
el artículo 1 de este Reglamento, deberá solicitarlo en forma escrita y con
antelación de al menos un mes (30 días naturales) a la realización de la
actividad. En dicha solicitud se deberá indicar:
a. Nombre de la persona solicitante, indicar si es agremiado y sus datos
generales (cédula, teléfono, correo electrónico).
b. Descripción de la actividad que se llevará a cabo. En el caso de ser una
actividad interdisciplinaria, indicar la cantidad de personas por disciplina
que asistirán. Debe indicar la cantidad de personas profesionales en
Trabajo Social que asistirán a la actividad.
c. Fecha y hora, así como su duración.
d. Indicación si se van a distribuir alimentos durante la actividad.
e. Indicar si requerirá hacer uso de los parqueos del COLTRAS. Sujeto a
disponibilidad de espacios.
f. Señalar si efectuará algún cobro a los asistentes a la actividad y su
monto.
g. Lugar o medio para recibir notificaciones.
h. Cualquier otra información adicional de interés.
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Artículo 6.-Trámite de las solicitudes. Recibida la solicitud, la Administración
procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo
anterior. En caso de omitirse alguno de ellos, podrá emplazar a la persona
solicitante para que, en un plazo no mayor de tres días hábiles, proceda a
cumplirlo, bajo advertencia de archivar su gestión. La Administración del
COLTRAS, está facultada (o) para aprobar o denegar las solicitudes, con base a
lo estipulado en el presente reglamento.
La asignación de espacios se dará según los siguientes criterios de prioridad:
a. Eventos colectivos de profesionales en Trabajo Social dirigidos a la
capacitación, formación, coordinación y/ u organización.
b. Eventos colectivos de profesionales en Trabajo Social dirigidos al
desarrollo de actividades culturales y sociales.
c. Eventos colectivos de profesionales en Trabajo Social con participación
de otras profesiones, siempre y cuando se cuente con un 60% de
participación de profesionales en Trabajo Social
d. Eventos familiares de las y los agremiados para la realización de
actividades privadas.
En los eventos de los puntos a, b, c y d, es requisito indispensable la
permanencia de la persona agremiada arrendataria o prestataria en las
instalaciones del COLTRAS. En el caso de duda sobre la actividad o situaciones
especiales no contempladas en este reglamento, la solicitud será elevada a la
Junta Directiva del COLTRAS para su determinación.
Artículo 7.-Compromiso de la persona prestataria o arrendataria. Acogida la
solicitud de préstamo de las instalaciones, la persona prestataria o arrendataria.
suscribirá el contrato en el que se establecerán las condiciones que deberá
respetar producto del uso de éstas. Deberá realizar el pago en la ventanilla del
Colegio del depósito de alquiler y del monto correspondiente al alquiler.
Los daños o deterioros ocasionados al inmueble cedido en préstamo o alquiler
por conductas atribuibles al permisionario, facultará a la Administración a exigir
su reparación al responsable o en su defecto, a establecer la estimación de los
daños y perjuicios ocasionados para su posterior cobro a éste.
Artículo 8.- Obligaciones. La persona prestataria, arrendataria y usuaria
deberá observar con ocasión del uso de las instalaciones, las siguientes
condiciones:
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a. Ayudar a mantener la instalación limpia, colaborando con los empleados,
utilizando los basureros que se hayan ubicados por todas las
instalaciones.
b. Respetar y cuidar todo el mobiliario, áreas comunes, baños, jardines,
parqueos, etc.
c. Velar porque en el espacio cedido en préstamo o alquiler, imperen
normas de orden público.
d. Vigilar para que en las instalaciones no se produzcan daños, siendo
responsable por los que le sean atribuibles.
e. Respetarán los horarios de funcionamiento de las instalaciones,
atendiendo a las indicaciones de los empleados en este sentido. Al
vencimiento del plazo, entregar el espacio en las mismas condiciones en
que le fue entregado.
f. Atender de inmediato, cualquier requerimiento que le sea comunicado por
cualquiera de los funcionarios de la administración o la Junta Directiva
g. Se debe respetar el máximo de personas permitidas en atención a su
capacidad, dimensiones y ubicación.
h. El COLTRAS no asumirán ninguna responsabilidad por daños o pérdidas
que ocurran tanto a los organizadores del evento como participantes, así
como a su equipo, materiales, efectos personales o similares.
Artículo 9.- Prohibiciones.
- Las actividades consideradas en la tarifa preferente solo contemplaran
actividades educativas, académicas, de organización de reconocido
interés gremial. - No se podrán realizar actividades políticas, religiosas o eminentemente
comerciales. - No se podrán realizar actividades que sean discriminatorias en razón
género, raza, orientación sexual, origen nacional o étnico, religión, opinión
política u otra, edad, o cualquier otra condición que tenga el propósito de
afectar o deteriorar el goce completo de los derechos y libertades
fundamentales. - Está absolutamente prohibido clavar, pintar o sujetar al inmueble
cualquier tipo de información en los muros, pisos, techos y demás
elementos de los edificios, siendo responsable por los daños que ello
ocasione. - No podrá cederse el espacio concedido en préstamo o alquiler a persona
u organización diferente a la solicitante y la actividad autorizada no podrá
ser variada sin la aprobación previa. - Está totalmente prohibido fumar dentro de las instalaciones.
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Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica - No se podrá introducir animales en las instalaciones, a excepción de los
perros de asistencia que acompañen a los usuarios. - No podrán usarse materiales inflamables u otros que vayan en detrimento
de la salud pública o que pongan en peligro la seguridad de las personas
o del inmueble.
Artículo 10-. Sanciones. La infracción a cualquiera de las disposiciones de
este Reglamento será sancionada con el no préstamo de las instalaciones
dentro de los dos a cinco años después, dependiendo de la gravedad de la falta
y según determinación de Junta Directiva del COLTRAS. Lo anterior sin
perjuicio del pago de cualquier daño que se haya causado a las instalaciones.
Artículo 11.- Tarifas a cobrar por el uso de las instalaciones. Existe una
diferenciación en la tarifa en función de la persona solicitante y el tipo de
actividad para las diferentes áreas disponibles para el alquiler.
Inciso a. De la estipulación de tarifas de acuerdo con los tipos de
usuarios
- Tarifa tipo A. Preferente.
o Todas las personas agremiadas del colegio que estén al día en
sus cuotas, que en forma individual o colectiva soliciten las
instalaciones para uso de actividades de capacitación,
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actualización u organización profesional, dirigidas a profesionales
en Trabajo Social.
o La Junta Directiva, las comisiones, filiales y otros grupos
organizados del colegio para el desarrollo de las actividades
relacionadas con el propósito de su labor.
o Instituciones de bienestar, seguridad o desarrollo social para
capacitar únicamente a profesionales en Trabajo Social-.
• Tarifa tipo B: Colectivos de profesionales integrados al menos por un
60% de profesionales en Trabajo Social, afiliados activos del colegio y
de otras disciplinas con fines de capacitación, actualización u
organización.
• Tarifa tipo C.
o Personas agremiadas que estén al día con sus obligaciones, que
soliciten las instalaciones para actividades sociales.
o Asociaciones y organizaciones gremiales profesionales sin fines
de lucro
o Instituciones educativas públicas y privadas.
o Instituciones de bienestar, seguridad y desarrollo social públicas y
privadas donde se dé una participación multidisciplinaria.
o Sindicatos, asociaciones solidaristas, cooperativas y similares.
o Solicitudes de personas físicas para realizar eventos de tipo
educativo-formativo sin fines de lucro.
• Tarifa tipo D: Personas que no son agremiadas del Colegio.
Inciso B: Tarifas
o Tarifa tipo a preferente: no pagan aranceles por uso de las
instalaciones.
o Tarifa tipo b: paga el 50% del valor fijado
o Tarifa tipo c: paga el 100% del valor fijado para colegiados.
o Tarifa tipo d: pagan el 100% del valor fijado para no colegiados.
Inciso C: Horas extra - En los casos que se supere el monto de horas extra por concepto de cuido
de las instalaciones se deberá pagar un monto adicional de tres mil colones
por hora extra. Las horas extra deberán pagarse en la ventanilla del Colegio
antes de la actividad. En caso que se extiendan más allá de la hora
contratada sin pagar las horas extra se rebajarán del depósito de alquiler.
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Artículo 12.- De los servicios que cubre la tarifa
• Alquiler del salón durante 8 horas, siempre y cuando no excedan de las
10:00 p.m., debido a regulación establecida por el Ministerio de Salud en
la zona.
• Mesas.
• Sillas.
• Limpieza del Salón antes del evento.
• Uso del parqueo del Colegio según disponibilidad de espacios.
Artículo 13.- De los ajustes en la tarifa. Las tarifas estipuladas en el presente
Reglamento podrán ser revisadas por la Junta Directiva del COLTRAS al
menos una vez al año.
Artículo 14.- Otras disposiciones:
Toda solicitud para utilizar las instalaciones para actividades sociales y
educativas del Colegio debe efectuarse por escrito. No obstante, para
garantizar el espacio, el concesionario debe firmar un contrato al menos 15 días
antes a la celebración de la actividad, a fin de que resulte vinculante en todos
sus efectos para el Colegio.
Con la firma del contrato, el concesionario debe cancelar un depósito de
garantía por la suma de ¢22,000 (veintidós mil colones exactos), el cual
responderá como abono a cualquier daño ocasionado en la instalación.
Asimismo, en este acto debe cancelar un 50% del monto tarifario y el otro 50%
una semana antes del evento.
En el caso de los concesionarios Tipo A Preferente, si bien no deben cubrir
monto alguno, si deben cumplir con el requisito de presentar por escrito solicitud
de uso de instalaciones, cuya aceptación depende del espacio con que se
cuente, así como de firmar un documento de compromiso de entrega de las
instalaciones sin daño alguno, caso contrario, el agremiado o grupo de que se
trate deberá cubrir el costo del daño ocasionado en forma inmediata o llegar a
un arreglo de pago con el Colegio.
Toda actividad programada en forma oficial por el Colegio tendrá prioridad en el
orden de uso de las instalaciones del Colegio
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Si no fuere necesario utilizar el depósito de garantía, el monto será devuelto al
concesionario en un plazo no mayor a diez días hábiles después de celebrada la
actividad y una vez que se hubiere comprobado que no se han producido daños
ni pagos de servicios adicionales por parte del Colegio.
Si hubiese que utilizar el depósito para cubrir daños o perjuicios, se procederá a
hacer la deducción correspondiente y se devolverá al concesionario el
remanente, si lo hubiera. En caso de que el depósito no fuera suficiente para
cubrir los daños y/o perjuicios causados, el concesionario deberá proceder lo
antes posible a cubrir la suma faltante, o en su lugar deberá llegar a un arreglo
de pago con el Colegio, aportando las garantías suficientes para respaldar la
deuda.
El responsable de la actividad deberá llenar al momento de solicitar las
instalaciones la boleta para reintegro del depósito de alquiler de manera se
pueda reintegrar el monto al concluir el periodo de revisión de las instalaciones 3
días hábiles después de la actividad.
En caso de no solicitar el reintegro del depósito y trascurridos tres meses los
montos se trasladarán a la cuenta de otros ingresos, dejando sin efecto la
posibilidad de solicitar dicho reintegro posteriormente.
La persona encargada del manejo del área socio- educativa es el
Administrador(a) del Colegio, quien tendrá que determinar la asignación de
solicitudes, control y uso del área, vigilancia de las negociaciones
contractuales, coordinar la limpieza y mantenimiento para la prestación de
servicios y la operatividad en general.
La firma del Contrato por parte del ente corporativo corresponde al
Administrador.