Procedimiento para el tratamiento de datos personales
Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica
En cumplimiento de los dispuesto por la Ley de Protección de la Persona Frente
al Tratamiento de sus Datos Personales, N°8968, el Colegio de Trabajadores
Sociales de Costa Rica establece el procedimiento para el tratamiento de los
datos personales de las y los agremiados.
Para el procedimiento se establecen las siguientes definiciones:
Base de datos: cualquier archivo, fichero, registro u otro conjunto estructurado
de datos personales, que sean objeto de tratamiento o procesamiento,
automatizado o manuales, cualquiera que sea la modalidad de su elaboración,
organización o acceso.
Datos personales: cualquier dato relativo a una persona física identificada o
identificable.
Datos personales de acceso irrestricto: los contenidos en bases de datos
públicas de acceso general, según dispongan leyes especiales y de conformidad
con la finalidad para la cual estos datos fueron recabados.
Datos personales de acceso restringido: los que, aun formando parte de
registros de acceso al público, no son de acceso irrestricto por ser de interés
solo para su titular o para la Administración Pública.
Datos sensibles: información relativa al fuero íntimo de la persona, como por
ejemplo los que revelen origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas
o espirituales, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida
y orientación sexual, entre otros.
Deber de confidencialidad: obligación de los responsables de bases de datos,
personal a su cargo y del personal de la Agencia de Protección de Datos de los
Habitantes (Prodhab), de guardar la confidencialidad con ocasión del ejercicio de
las facultades dadas por esta ley, principalmente cuando se acceda a
información sobre datos personales y sensibles. Esta obligación perdurará aun
después de finalizada la relación con la base de datos.
Interesado: persona física, titular de los datos que sean objeto del tratamiento
automatizado o manual.
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Responsable de la base de datos: persona física o jurídica que administre,
gerencie o se encargue de la base de datos, ya sea esta una entidad pública o
privada, competente, con arreglo a la ley, para decidir cuál es la finalidad de la
base de datos, cuáles categorías de datos de carácter personal deberán
registrase y qué tipo de tratamiento se les aplicarán.
Tratamiento de datos personales: cualquier operación o conjunto de
operaciones, efectuadas mediante procedimientos automatizados o manuales y
aplicadas a datos personales, tales como la recolección, el registro, la
organización, la conservación, la modificación, la extracción, la consulta, la
utilización, la comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma que
facilite el acceso a estos, el cotejo o la interconexión, así como su bloqueo,
supresión o destrucción, entre otros.
Capítulo I
Con base en lo establecido en la Ley Orgánica del Colegio de Trabajadores
Sociales de Costa Rica, N° 3943, El Colegio solicitará a sus agremiados
requisitos e información personal para poder gestionar la incorporación de las y
los profesionales en Trabajo Social. El archivo con la información de las y los
agremiados será custodiado de manera que no se presente salida de
información según las siguientes limitaciones.
Por acuerdo de Asamblea General del año 2000, la base de datos así como los
expedientes físicos bajo ninguna circunstancia se podrán comercializar, ceder,
intercambiar o extraer para entregarlos a personas ajenas al Colegio.
Queda prohibido el uso por parte del personal administrativo de unidades de
almacenamiento USB o cualquier dispositivo similar que pueda utilizarse para
extraer información del equipo de computo del Colegio.
Según lo que establece el artículo 16 del Reglamento a la Ley Orgánica del
Colegio, se publicará por lo menos una vez cada dos años la nómina de los
colegiados activos. La publicación se realizará por medio de la pagina web del
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Colegio indicando el nombre, cédula de identidad y número de carnet de las y
los agremiados (as) activos (as). No se publicará ninguna otra información
relacionada con las y los agremiados del Colegio.
Capítulo II
Se le informará a la persona que solicita su incorporación al Colegio de
Trabajadores Sociales de Costa Rica de modo expreso, preciso e inequívoco la
siguiente información:
a) La existencia de una base de datos con la información personal de las y los
agremiados del Colegio.
b) El fin de dicha base de datos es poder contar con información para contactar
a las y los agremiados incorporados y cumplir con el requerimiento de
información según la Ley de Orgánica del Colegio.
c) La información será únicamente utilizada por el Colegio y solo podrá consultar
la información el personal administrativo y la Junta Directiva para los trámites
propios del funcionamiento del Colegio. No se brindará información a terceras
personas, salvo orden de carácter judicial.
d) La información solicitada en el formulario “Boleta de Datos” es de carácter
obligatorio y deberá ser brindada con toda veracidad.
e) Los datos solicitados se manejará con completa confidencialidad y bajo
ninguna circunstancia se comercializarán o cederán a terceras personas o
empresas.
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f) En caso de no brindar la información solicitada o brindar información falsa, la
solicitud de incorporación podrá ser rechazada y se procederá según lo que
establece el Código de Ética del Colegio.
g) Las y los agremiados podrán consultar su información personal y actualizarla
en cualquier momento.
h) El Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica mantiene la base de datos
de las y los agremiados en las oficinas administrativas ubicadas en Barrio
Escalante, 550 metros este de la Iglesia Santa Teresita. El responsable de la
base de datos es el Lic. Franklin Lezcano Méndez, administrador del Colegio.
Para consultas puede comunicarse al teléfono 2225-4500 Ext. 102 o por medio
del correo electrónico: flezcano@trabajosocial.or.cr.
Capítulo III
El personal del Colegio encargado del proceso de incorporaciones recopilará
según el formulario correspondiente la información de las personas que solicitan
su afiliación al Colegio y revisarán la documentación y requisitos necesarios para
el trámite.
El formulario “Boleta de Datos” será llenado por la persona que solicita la
incorporación al Colegio sin intervención de otras personas con la excepción de
personas que requieran asistencia por tener algún tipo de discapacidad.
Capítulo IV
Una vez que la persona entrega la documentación y llena los formularios
establecidos para el proceso de incorporación se procederá a elaborar el
expediente según el procedimiento de incorporación.
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El personal designado digitará la información en el sistema de afiliación del
Colegio según los datos aportados por la persona en el formulario “Boleta de
Datos”.
Con base en la “Boleta de Verificación para Incorporación” la Asistente de
Fiscalía realizará una revisión del expediente físico y cotejará la información
ingresada en el sistema de afiliación del Colegio.
El Administrador del Colegio realizará una última revisión de la documentación y
de la información ingresada al sistema de afiliación para evitar que se presenten
errores de digitación involuntarios.
El expediente físico se archiva según el procedimiento correspondiente.
La información ingresada al sistema de afiliación será resguardada con total
confidencialidad de manera que no se podrá brindar información a terceras
personas. Únicamente la persona agremiada, previa identificación, podrá
consultar y actualizar su información personal.
En caso que la persona solicite su desafiliación al Colegio la información se
mantendrá en el sistema de afiliación bajo la categoría de agremiado retirado.
El Colegio velará por la seguridad y confidencialidad en el tratamiento de los
datos, se realizarán respaldos de seguridad de forma periódica tanto en el
servidor local como en una unidad externa para evitar el riesgo por pedida de
información. La base de datos se respaldará utilizando una herramienta
especifica del sistema Optisol de manera que la información se encuentre
encriptada.
Procedimiento aprobado por Junta Directiva en sesión 1429.