Con el propósito de mejorar el proceso de aplicación de las suspensiones y documentar el trámite de las mismas, la Tesorería, la Fiscalía y la administración elaboran el siguiente procedimiento para las suspensiones por morosidad.

Hemos identificado dos procesos para la aplicación de suspensiones, uno por la vía del proceso de cobro y otro por solicitud expresa de las personas agremiadas.

El proceso de suspensión está amparado en el artículo 15 de la Ley Orgánica del Colegio:

“Se suspenderá como miembro activo del Colegio de acuerdo con la Ley Constitutiva:

1. Al que observe una conducta moral, personal o profesional irregular, que vaya en detrimento de sus actividades profesionales; para lo cual la Junta Directiva puede elevar o hará levantar, por medio del Tribunal de Honor la información que crea pertinente.

2. Al que padezca de enajenación mental comprobada a través de certificación médica extendida por una institución psiquiátrica nacional, o internacional si el colegiado se encuentra fuera del país.

3. Al que no hubiera descontado la pena de inhabilitación temporal o satisfecho las obligaciones que por concepto de multas tenga pendientes.

4. Al que dejara de pagar tres cuotas ordinarias consecutivas.”

El proceso de suspensión será mensual y la documentación se trasladará únicamente en formato PDF y por correo electrónico. En el expediente de cada persona agremiada se archivarán los respaldos documentales de la suspensión.

Suspensión por proceso de cobro:

  1. El encargado de cobro emitirá el estado de cuenta de la persona agremiada que se encuentra en condición de morosidad.
  2. Se enviará un correo electrónico a la persona agremiada comunicándole el estado de cuenta y dándole un plazo de ocho días hábiles para comunicarse al Colegio y normalizar su situación.
  3. En caso de no recibir respuesta al correo se enviará un mensaje sms con el saldo total de cuotas e indicando que se procederá con el envío de los avisos de cobro.
  4. El asistente administrativo prepara los oficio de cobro que se enviarán de la siguiente manera:
  • Primer aviso de cobro brinda un plazo de quince días hábiles para normalizar la situación, a partir de la fecha de recibo del aviso.
  • Segundo aviso de cobro brinda un plazo de quince días hábiles para normalizar la situación, a partir de la fecha de recibo del aviso.
  • Tercer aviso de cobro brinda un plazo de ocho días hábiles para normalizar la situación. Este aviso de cobro va con copia a Recursos Humanos, transcurrido ese plazo procede la suspensión definitiva.
  1. El encargado de cobro prepara el memorándum adjuntando todos los respaldos de la gestión de cobro y lo traslada a la Administración para su revisión y firma.
  2. La administración trasladará a la Fiscalía y la Tesorería los casos de suspensión con el memorándum y los respaldos para la revisión y posterior aprobación en Junta Directiva.
  3. La Junta Directiva aprueba las suspensiones que correspondan y traslada a la Asistente de Fiscalía, quién emite el oficio de suspensión con el cual el expediente es trasladado al archivo de personas suspendidas por parte de la recepcionista. El asistente administrativo una vez aprobada la suspensión procede a realizar el cambio de categoría en el sistema e inactivar la operación para que no genere más cuotas.
  4. Se publicará mensualmente la lista de personas suspendidas y en la página web del Colegio se publicarán dos veces al año la totalidad de personas en dicha condición.
  5. El contador del Colegio trasladará a la cuenta de cuotas incobrables las sumas pendientes de pago al momento de aprobar la suspensión.
  6. La persona que en un futuro necesite reactivarse deberá asumir el saldo total acumulado al momento de la suspensión.

Otras disposiciones:

Se publicará en La Gaceta y en la página web del Colegio la lista general de personas suspendidas, estas publicaciones se realizarán dos veces al año, el costo de la publicación lo asumirá el Colegio.

Se realizará una estimación de la cuenta por incobrables considerando el comportamiento del último año de manera que se cuente con una provisión contable para el traslado de los saldos de las personas suspendidas.

Se adjunta el machote de memorándum que elaborará el encargado de cobro.

Proceso de suspensiones por morosidad

Informe gestión de cobro

Caso Suspensión  Numero 000- 0000

Código:

Nombre:

Saldo actual a la fecha:

Fecha último pago:

Avisos de Cobro

Correos electrónicos enviados a la dirección:

Considerando las gestiones de cobro, correos y dado que no se obtuvo  respuesta de parte del agremiado (a), según lo que indica el artículo 15, inciso D del Reglamento de la Ley Orgánica del COLTRAS: “Se suspenderá como miembro activo del colegio al que dejara de pagar tres cuotas ordinarias consecutivas”. Se traslada el caso a Junta Directiva para lo correspondiente.

En el caso del agremiado _________________, presenta un total de ___ cuotas pendientes de pago, se adjunta estado de cuenta.

Se adjunta copia del correo electrónico y carta solicitando la suspensión en archivo digital.

Lic. Franklin Lezcano Méndez                                                                    Gina Alvarado

             Administrador                                                                                 Encargado de Cobro