Objetivo de las comisiones permanentes y Ad Hoc
Las comisiones permanentes y ad hoc existen desde la creación del COLTRAS. Según
revisión documental, desde el año 1967 las comisiones apoyan y articulan la gestión de
la Junta Directiva y atienden áreas específicas como: educación continua, actividades
sociales y culturales, Fondo Mutual, Revista Costarricense de Trabajo Social, Congreso,
reconocimiento de posgrados, Brigada de emergencias, entre otras.
El trabajo de las comisiones le permite a la Junta Directiva, en concordancia con los
ejes estratégicos del COLTRAS, delegar funciones de manera que los tiempos de
resolución se reduzcan, se fomente la participación de las personas agremiadas en el
que hacer del Colegio y se cuente con representación de los diversos sectores laborales
y académicos. Las comisiones cumplen un rol importante en la atención de las
demandas y necesidades de las personas agremiadas, en el cumplimiento del plan de
trabajo de la Junta Directiva y en la ejecución de acuerdos de la Asamblea General.
Artículo I
La conformación de las comisiones permanentes y Ad Hoc

  1. Las personas que integren las comisiones permanentes y ad hoc del Colegio
    deberán cumplir con los siguientes requisitos:
    • Ser miembros activos del Colegio.
    • Estar al día con el pago de la colegiatura.
    • Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias, en las fechas y horas
    establecidas.
    • Cumplir con las disposiciones del Código de Ética Profesional del
    COLTRAS.
  2. La Junta Directiva utilizará los medios de divulgación del Colegio para invitar a
    las y los agremiados a postularse para integrar las comisiones permanentes y ad
    hoc del Colegio. En caso que se cuente con requisitos especiales, estos se
    indicarán en el reglamento específico de cada comisión.
    Estructura organizativa
    Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica
  3. Las personas integrantes de las siguientes comisiones serán nombradas por
    la Asamblea General:
    • Revista Costarricense de Trabajo Social
    • Fondo Mutual
    • Tribunal Electoral
    • Tribunal de Ética
    Las personas integrantes y la persona que coordine las siguientes comisiones
    permanentes del COLTRAS, serán nombradas por la Junta Directiva:
    • Comisión de Educación Permanente
    • Comisión de Validación y Reconocimiento de Posgrados
    • Comisión de Actividades Sociales y Culturales
    • Comisión de Brigada para la Atención de Emergencias
    • Comisión para la organización de congresos
    • Cualquier otra comisión Ad Hoc que la Junta Directiva o la Asamblea
    General consideren pertinente constituir.
  4. Las personas integrantes de las comisiones permanentes del COLTRAS se
    nombrarán por un periodo de dos años, con excepción de las que integran el
    Fondo Mutual, que serán nombradas por un periodo de tres años. El
    nombramiento de las personas que integran comisiones permanentes podrá ser
    renovado de forma consecutiva por un período adicional. El ejercicio de sus
    funciones será ad honorem.
  5. En caso que no se cuente con personas candidatas para integrar o renovar la
    conformación de alguna comisión, la Junta Directiva realizará todas las
    gestiones para instar a personas agremiadas a participar. Durante el lapso que
    se requiera para ello, podrá autorizar que las personas integrantes de la
    comisión permanezcan en su cargo hasta que se cuente con postulaciones.
  6. La Junta Directiva juramentará a las personas que conforman las comisiones
    y designará la persona coordinadora. Tales nombramientos deberán constar en
    actas y se emitirá un oficio a cada persona designada en el que se le indicará el
    cargo y el periodo de su nombramiento.
  7. Las comisiones permanentes y ad hoc dependen jerárquicamente de la Junta
    Directiva del COLTRAS.
    Estructura organizativa
    Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica
    Artículo II
    Funcionamiento de las comisiones
  8. La Junta Directiva del COLTRAS facilitará el espacio físico para celebrar las
    sesiones de trabajo, así como el apoyo técnico y logístico necesario para el
    funcionamiento de las comisiones.
  9. Las comisiones se reunirán en forma ordinaria una vez al mes, en las
    instalaciones del Colegio el día y hora acordado por las personas miembros. Las
    sesiones extraordinarias serán convocadas por la persona que coordina cuando
    así fuere necesario, siendo acordado el día, hora y fecha con las y los miembros,
    y se cuente con disponibilidad de espacio en las instalaciones del COLTRAS.
  10. Para que una comisión pueda sesionar, deben estar presentes al menos tres
    de sus integrantes. Todo acuerdo se tomará por votación de mayoría simple de
    las y los miembros presentes en el momento de la votación.
  11. Las comisiones contarán con el apoyo de la secretaria de comisiones de
    manera que puedan desarrollar de manera eficiente sus planes de trabajo, sin
    perjuicio de otros apoyos que se requieran por el trabajo propio de las
    comisiones.
    La secretaria de comisiones brindará apoyo en:
    • El registro de las minutas de cada sesión.
    • Transcripción de actas y control de acuerdos
    • Revisión de la correspondencia y redacción de las cartas y notificaciones
    pertinentes.
    • Elaboración y actualización del archivo físico y digital de cada comisión.
  12. Las comisiones podrán recurrir al asesoramiento que consideren oportuno
    para el cumplimiento de sus funciones. En caso de requerir contratar asesoría
    externa deberán solicitarlo formalmente a la Junta Directiva para el análisis y la
    autorización correspondiente.
  13. La Junta Directiva del COLTRAS proveerá a las comisiones, por medio de la
    administración del Colegio, todos los recursos materiales para su adecuado
    funcionamiento, de acuerdo con las posibilidades económicas existentes.
    Estructura organizativa
    Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica
  14. La Junta Directiva designará enlaces con las comisiones permanentes y ad
    hoc para facilitar la comunicación y para apoyar en la formulación,
    implementación y evaluación de los respectivos planes de trabajo. La persona
    enlace por parte de la Junta Directiva podrá asistir a las sesiones ordinarias y
    extraordinarias de la comisión, su participación no se tomará en cuenta para
    efectos del quórum.
    Artículo III
    Responsabilidades de los y las agremiadas que integran las comisiones
  15. Participar en la elaboración de los planes de trabajo con la respectiva
    proyección presupuestaria, su implementación y evaluación, así como en la
    elaboración de los respectivos informes de labores.
  16. Presentar el plan de trabajo a la Junta Directiva, a más tardar en el mes de
    enero de cada año, para su respectiva valoración y la asignación presupuestaria
    cuando corresponda.
  17. Elaborar y remitir los informes de labores anuales a la Junta Directiva, en la
    primera semana de febrero de cada año, para que sean considerados en la
    elaboración del informe que la Junta Directiva debe presentar ante la Asamblea
    General del COLTRAS que se realiza en marzo de cada año.
  18. Elaborar las actas de las sesiones en las cuales deben constar los acuerdos
    tomados, el seguimiento a los mismos y los resultados obtenidos.
  19. Dado que la Junta Directiva es el ente responsable de la ejecución
    presupuestaria del COLTRAS, las comisiones deberán trasladar por medio de la
    Administración todos los acuerdos que representen erogaciones económicas
    para el aval de la Junta Directiva.
  20. La condición de persona miembro de la comisión se pierde por:
  21. Violación de las disposiciones de este reglamento.
  22. Ausencias al 30% de las sesiones de convocadas y realizadas por la
    comisión durante el año.
  23. Renuncia al puesto ante la Junta Directiva.
  24. Retiro, suspensión o expulsión como miembro del Colegio de
    Trabajadores Sociales.
    Estructura organizativa
    Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica
  25. Revisar y actualizar el reglamento específico de funcionamiento de la
    comisión y presentarlo ante la Junta Directiva para su análisis y aprobación.
  26. Las personas integrantes de comisiones no podrán recomendar
    contrataciones de servicios que brinden empresas o personas con quienes
    tengan algún vínculo de parentesco hasta tercer grado de consanguinidad.
    Artículo IV
    Responsabilidades de la persona coordinadora
  27. Elaborar la agenda y convocar a las sesiones de trabajo.
  28. Orientar el quehacer de la comisión de acuerdo con el plan de trabajo que se
    elabore, el reglamento específico y las disposiciones que emita la Junta Directiva
    y la Asamblea General.
  29. Velar por el cumplimiento de las responsabilidades de las personas
    integrantes de la comisión en el marco de la normativa específica que la regula y
    en lo que corresponde al cumplimiento del respectivo plan de trabajo. También
    debe mantener informada a la Junta Directiva acerca de las dificultades que se
    presenten por inasistencia a las sesiones ordinarias y extraordinarias por parte
    de las personas que integran la comisión.
    Artículo V
    Otras disposiciones
  30. Las comisiones contarán con un reglamento específico en el que se
    establecen los aspectos operativos en correspondencia con la naturaleza y
    propósitos que le ha delegado la Asamblea General o la Junta Directiva. El
    reglamento y su actualización deben ser aprobados por la Junta Directiva y, en
    los casos del Fondo Mutual, Tribunal Electoral y Tribunal de Ética, deben ser
    conocidos, analizados y aprobados en sesión de Asamblea General.
  31. Se contará con información actualizada acerca de las fechas de vigencia de
    los nombramientos de cada una de las comisiones del Colegio. La secretaria de
    comisiones será la persona encargada de mantener actualizada la información y
    de comunicar a la Junta Directiva y a las comisiones, con al menos un mes de
    Estructura organizativa
    Colegio de Trabajadores Sociales de Costa Rica
    antelación, el vencimiento de los nombramientos para que se proceda como
    corresponda.
  32. En caso de existir irregularidades en el funcionamiento de alguna comisión,
    reportadas en forma escrita por las personas agremiadas ante la fiscalía o la
    Junta Directiva del Colegio, esta queda facultada para intervenir la comisión. En
    ningún caso esta intervención puede durar más de tres meses y el propósito
    será tomar las medidas correctivas pertinentes.